O recebimento de mercadorias marca o início de uma série de processos dentro da empresa. Por meio dele é iniciado o ciclo de uma venda, que se encerra com o recebimento do produto por parte do cliente. Esse é um momento importante, e exige uma boa gestão, pois é a partir dele que começam as atividades ligadas à produção e distribuição dos produtos. É fundamental que todos os funcionários estejam alinhados para garantir um bom atendimento ao cliente.
Por esse motivo, podemos afirmar que essa área da empresa é uma das mais importantes, no entanto, também é bastante negligenciada. O nosso objetivo com este artigo é apresentar algumas formas práticas e simples para melhorar esse processo, facilitando a vida de todos os envolvidos.
POR QUE É IMPORTANTE UMA BOA GESTÃO NO RECEBIMENTO DE MERCADORIAS?
O recebimento de mercadorias marca o início do processo de vendas da empresa. Caso esse primeiro passo não seja dado com sucesso, toda a cadeia que se segue será prejudicada. É por isso que é tão importante cuidar desse processo desde o início, garantindo que as mercadorias cheguem às mãos dos clientes da melhor forma possível. Isso vai impactar diretamente na satisfação dos consumidores e, consequentemente, nas vendas da empresa.
Na fase inicial, é conferido se os itens da nota fiscal recebida estão de acordo com as especificações: quantidades e tipos corretos, qualidade da mercadoria. É exatamente nesse ponto que são removidos produtos avariados ou que podem apresentar problemas. Dessa forma, você tem a certeza de que os produtos que chegam até você são os melhores possíveis!
Além disso, essa é uma etapa importante na gestão do negócio e na geração de informações. Esse departamento é normalmente o responsável pela alimentação da informação de estoque e pela inclusão de informações da compra do produto. É por isso que é tão importante que esse setor esteja sempre em dia com as novidades do mercado e com as necessidades dos clientes. Afinal, só assim é possível oferecer um atendimento qualificado e satisfatório.
Portanto, quando esse setor não está bem alinhado com as políticas e processos da empresa, além de prejudicar as vendas e a produção, é também fatal para a gestão de estoques, fornecedores, contas a pagar, entre outros. Isso acontece porque um departamento mal organizado gera muita bagunça na rotina da empresa como um todo. Dessa forma, é necessário que os gestores estejam sempre atentos às necessidades do setor de vendas e produção para que ele funcione harmonicamente e beneficie toda a organização.
Sendo assim, a integração entre os demais setores com o de recebimento de mercadorias é o que vai determinar o sucesso de todos os processos de uma empresa. Uma empresa não pode ter um departamento bem estruturado se as outras áreas não estiverem funcionando adequadamente. Por isso, é importante que todos estejam alinhados para que a produtividade seja maior e os erros sejam reduzidos. Afinal uma empresa é como o corpo de uma máquina, se uma engrenagem não está funcionando, isso irá impactar todas as outras peças desta máquina.
COMO RESOLVER OS PRINCIPAIS PROBLEMAS DO PROCESSO
Sem dúvidas, o primeiro e um dos maiores problemas encontrados nesse setor é a falta de um procedimento detalhado e específico. Ou seja, um passo a passo que deve ser seguido pelos colaboradores sempre que chegar uma mercadoria. Esse tipo de procedimento é essencial para garantir que as mercadorias sejam recebidas da forma correta, com os devidos cuidados e dentro do prazo estabelecido. Caso contrário, podem acontecer diversos problemas, como atrasos na produção, perda de material e até mesmo prejuízos financeiros.
Quando não se segue um método específico, as ações dos funcionários envolvidos ficam soltas e, como é difícil supervisionar esse tipo de trabalho, podem ocorrer erros, desvios e uma série de problemas. Isso acaba prejudicando o resultado do projeto como um todo. Por isso, é importante estabelecer regras claras para que todos saibam exatamente o que devem fazer e quais os padrões a serem seguidos. Assim, será possível evitar esses contratempos e obter um melhor desempenho da equipe.
Muitas vezes, os problemas no setor de estoque podem ser resolvidos simplesmente com um bom planejamento. Isso não acontece por culpa do funcionário ou do gestor do departamento, na maioria dos casos o que falta é um procedimento bem planejado, indicando o passo a passo que deve ser seguido com toda a mercadoria que chegar ao estabelecimento. Esse procedimento precisa ser criado e seguido rigidamente para que haja ordem e organização no local. Com isso, você evita perdas financeiras e diminui as chances de erros graves.
Enfim, cada empresa deverá estabelecer seus critérios para definir os passos a serem seguidos a cada recebimento de mercadorias. Feito isso, um manual deve ser elaborado e entregue aos funcionários.
CAPACITAR A SUA EQUIPE É A CHAVE PARA O SUCESSO!
Como você pode perceber, esse é um processo que envolve pessoas e não há como atuar com elas sem investir em treinamentos. As empresas simplesmente negligenciam a importância que os cursos e reciclagens têm na capacitação dos funcionários. Afinal, esses profissionais são a alma da organização! Por isso, é importante oferecer oportunidades de qualificação para que eles possam se desenvolver cada vez mais. Os funcionários agradecem, as empresas ganham produtividade e todos saem ganhando!
A IMPORTÂNCIA DA INTEGRAÇÃO ENTRE OS SETORES DA EMPRESA!
Outro erro fatal que prejudica o processo de recebimento de mercadorias é a falta de integração entre departamentos. Como mencionamos, o setor de recebimento é o responsável pelo início de um processo de vendas, o problema é que a maioria das empresas não dá a devida importância para esse setor e acaba sofrendo com as consequências. Receber bem as mercadorias é fundamental para garantir a qualidade do produto final e evitar possíveis prejuízos financeiros. É importante destacar que, se todos os departamentos estiverem integrados, cada um terá uma melhor visão do negócio como um todo e poderá colaborar para o sucesso da empresa.
A falta de coordenação entre os setores leva à perda de tempo, à má qualidade dos produtos e à queda na produtividade. Por isso, é essencial que as empresas invistam em treinamentos para seus funcionários e promovam uma cultura de integração entre os departamentos. Esses são apenas alguns dos motivos pelos quais é tão importante ter um bom setor de recebimento nas organizações!
O GRANDE ERRO DE NÃO USAR A TECNOLOGIA!
Além de prejudicar a integração entre setores, como mencionado anteriormente, a falta de uso da tecnologia prejudica a agilidade dos processos empresariais. Atualmente, não há forma melhor de conectar os departamentos de uma empresa do que utilizando ferramentas tecnológicas. Por isso, é importante que todos estejam alinhados quanto à sua utilização e que se busque sempre otimizar os processos.
OS PERIGOS DE ACREDITAR SOMENTE NA TECNOLOGIA!
Apesar de ser essencial, a tecnologia sozinha não é tudo. Muitos gestores acreditam que ela é a solução para os problemas de recebimento de mercadorias de suas empresas, deixando o setor mal supervisionado. Pensar que basta investir em um software ou numa plataforma online é uma ilusão: as ferramentas podem auxiliar, mas sempre haverá a necessidade do ser humano envolvido no processo. O ideal é que haja uma boa comunicação entre os departamentos da empresa e que todos estejam alinhados na busca por excelência nos serviços prestados.
Por isso é importante seguir uma das dicas anteriores que é, manter a sua equipe bem treinada e capacitada tanto com os processos manuais quanto os tecnológicos, mantendo um fluxo de trabalho saudável e mais produtivo, ou seja, a tecnologia não fará o milagre de fazer todo o trabalho sozinho, a tecnologia foi feita para te auxiliar, facilitar e trazer mais rentabilidade para os seus processos.
A IMPORTÂNCIA DA CONFERÊNCIA DE ITENS
A conferência dos itens é um gargalo muito grande na sua gestão. A pressa ou a falta de conhecimento pode pôr em risco todo o processo de vendas ou produção de um negócio. Por isso, é importante que a conferência seja realizada por alguém que saiba o que está sendo comprado, além de ser importante analisar todos os produtos recém chegados na empresa.
Receber mercadorias nem sempre é uma tarefa fácil. É por isso que, colocando em prática cada uma dessas dicas, seu processo de recebimento se tornará muito mais eficiente, ágil e produtivo.
Além disso, ele fornecerá informações mais precisas para os outros departamentos da empresa, que necessitam desse tipo de dados para tomar decisões estratégicas. Com um bom planejamento e organização, você conseguirá otimizar esse setor da empresa e garantir que as mercadorias cheguem aos seus destinos corretos e dentro do prazo estabelecido.
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