Fala, pessoal! Aqui é o Nilton. Início de ano é o momento ideal para organizar a casa — e isso vale para o seu estoque também. Seja por obrigação fiscal, seja para ajustar seus processos logísticos, o inventário de estoque no varejo é uma das tarefas mais estratégicas que sua empresa pode (e deve!) executar.

Neste post, vamos aprofundar pontos que já mencionamos em outros conteúdos, mas com foco em indicadores e práticas essenciais para o sucesso do seu inventário. Prepare-se para sair desse artigo com uma visão clara do que precisa ser feito!

Antes de tudo: planejamento é essencial

Antes de começar a contagem, você precisa de um calendário de Inventário de estoque e um plano de comunicação com todos os envolvidos. Isso inclui:

• Equipe de loja e depósito;
• Setor de compras;
• Time de tecnologia/sistemas.

Evite marcar inventário em dias de manutenção de sistemas ou recebimento de mercadorias. Mantenha o estoque enxuto, reduza movimentações e organize o espaço físico para facilitar o acesso aos produtos.

Checklist de preparação para o inventário

• Informe todos os setores com antecedência;
• Evite entregas no dia do inventário;
• Organize o estoque para facilitar o acesso;
• Certifique-se de que os operadores consigam se movimentar;
• Verifique se há produtos em excesso dificultando a operação.

Em muitos casos, adiar o inventário para organizar melhor o ambiente é mais eficaz do que insistir em uma contagem em condições inadequadas.

Coletores de dados: aliados da eficiência

A tecnologia é peça-chave para um inventário rápido e confiável. E o uso de coletores de dados facilita (muito!) a operação:

Benefícios do coletor de dados:

• Leitura automática de códigos com agilidade;
• Redução de erros operacionais;
• Integração com softwares de inventário;
• Registro digital e organizado de toda a contagem.

Mesmo que você não tenha coletores, é possível alugá-los temporariamente, reduzindo custos e aumentando a qualidade do processo.

Inventário de estoque rotativos: a solução para o varejo

Fechar uma loja inteira para fazer um inventário pode ser inviável. A alternativa? Os inventários rotativos:

• Criar um calendário de contagens por setor;
• Executar ao longo de semanas ou meses;
• Reduzir o impacto na operação e manter dados atualizados.

Produtos de alto risco, como azeites, energéticos e preservativos, devem ser contados com maior frequência. E lembre-se: setor de perecíveis pode representar até 80% das quebras — ele precisa de atenção semanal ou mensal.

Inventário de estoque com loja aberta? Só em casos específicos

Fazer inventário com loja aberta prejudica a precisão da contagem. Produtos nos carrinhos, sendo manuseados por clientes ou prestes a passar no PDV, dificultam o controle.

Recomendação: sempre que possível, realize com a loja fechada.

Duas contagens: quando (não) vale a pena?

No varejo, com milhares de SKUs, fazer duas contagens completas é caro e demorado. A estratégia ideal é:

• Fazer duas contagens apenas no depósito;
• Realizar uma contagem na loja;
• Partir para a divergência setorial.

Assim, é possível corrigir erros enquanto outros setores ainda estão sendo contados, otimizando tempo e mão de obra.

Divida seu inventário em 3 grandes etapas

Segundo nossa experiência, um inventário bem-sucedido depende dos seguintes pilares:

• 20% – Preparação: treinamento da equipe, comunicação, organização dos espaços;
• 60% – Execução: contagem precisa e rápida com o uso de tecnologia;
• 20% – Análise: interpretação dos dados coletados e identificação de causas.

Índices de acurácia: como medir a qualidade do seu inventário

Acurácia quantitativa

Reflete a diferença entre o que está no sistema e o que foi contado. Exemplo:

• Estoque no sistema: 100 unidades;
• Quantidade contada: 80 unidades → Acurácia = 80%

Fórmula:
(Quantidade contada ÷ Estoque no sistema) × 100

Acurácia qualitativa

Avalia a porcentagem de itens (SKUs) contados corretamente. Exemplo:

• 10 SKUs inventariados;
• 3 com estoque igual ao sistema → Acurácia qualitativa = 30%

Ambos os índices devem estar visíveis no seu painel de análise pós-inventário.

Mapeamento da loja: passo crucial (e subestimado)

Setorize sua loja e o depósito antes de iniciar o inventário. Isso ajuda a:

• Localizar produtos com facilidade;
• Gerar relatórios de ruptura com precisão;
• Corrigir falhas de exposição e abastecimento.

Como mapear:

• Divida corredores ou áreas por códigos de localização;
• Ex: Corredor A = Área 1, Corredor B = Área 2, etc.;
• Identifique quais produtos estão em cada área;
• Use isso para auditar contagens e tratar divergências mais rápido.

Indicadores para acompanhar durante o inventário

• Itens com estoque acima de zero: se você tem mil itens no sistema com estoque >0, deve encontrar todos eles. Se só encontrar 900, algo está errado.
• Estoque esperado vs estoque contado: se seu sistema indica 10 mil unidades e você só encontra 8 mil, precisa investigar imediatamente.

Esses relatórios mostram onde estão as falhas operacionais — e ajudam a corrigi-las de forma preventiva.

Conclusão

O inventário de estoque no varejo não deve ser tratado como uma obrigação pontual, mas sim como um instrumento estratégico de controle, prevenção de perdas e otimização dos processos. Com planejamento, uso de tecnologia e análise dos dados coletados, é possível transformar o inventário em uma ferramenta poderosa de gestão.

Não espere pelas surpresas desagradáveis no fechamento do mês ou do ano. Programe, execute e analise com método, e colha os frutos de um estoque saudável e confiável.

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