Todos sabemos da importância de se realizar inventários periodicamente para garantir que os estoques informados no sistema reflitam exatamente o que temos “fisicamente” em nossos depósitos. Falando assim pode até parecer simples mas não é! Um inventário bem feito exige que muitos processos e procedimentos sejam realizados de maneira correta e no tempo certo, caso contrário todo o trabalho irá por água abaixo.

Sempre que falamos em inventário de estoque estamos falando de uma lista completa com aquilo que a sua empresa armazena in loco ou em outro lugar, como um Centro de Distribuição.

Pode parecer estranho mas em pleno século XXI ainda existem empresas que fazem os seus inventários em planilhas de Excel com listas, ou seja, fazem os seus inventários de forma manual.

Os tipos de inventários mais conhecidos são os inventários Gerais; onde são contados todos os produtos envolvidos no estoque da empresa e os inventários Rotativos; que é quando escolhemos setores específicos e contamos apenas uma porção do estoque.

A vantagem de se fazer inventários rotativos é que não será necessário um grande esforço para contar uma quantidade menor de itens, outra vantagem é que você poderá fazer os seus inventários diariamente, isso pode ajudar em muito a identificar possíveis problemas assim que eles surgirem.

Podemos dizer que a realização se um bom inventário depende de 3 fatores muito importantes que são: Pessoas, processos e Tecnologia.

Pessoas:  É muito importante que toda a equipe responsável por realizar o inventário, tenha uma visão completa da importância do seu trabalho e dos impactos que ele deve gerar no andamento da empresa, para isso é necessário que as pessoas estejam muito bem treinadas e capacitadas a identificar e resolver possíveis problemas comuns aos inventários de estoque.

Processos: O processo relacionado ao inventário deve ser documentado, atualizado e disponibilizado a todos os colaboradores responsáveis pela realização dos inventários de estoque. Assim poderemos garantir que todas as perguntas que surgirem poderão ser rapidamente respondidas em uma consulta aos procedimentos.

Tecnologia: Para que o inventário seja realizado com rapidez e eficiência, recomentados fortemente o uso de tecnologias como softwares e coletores de dados. O investimento em aquisição e/ou locação de coletores de dados e softwares específicos para essa tarefa podem reduzir muito os erros de contagem e duração dos inventários.

Vantagens da realização periódica de inventários:

Eficiência dos processos: a realização de inventários garante que toda a empresa possa comprar e vender seus produtos sempre mantendo um estoque de segurança atualizado, e assim, evitando possíveis faltas de mercadoria disponível para venda.

Redução de perdas: ao ter os estoques atualizados periodicamente será possível identificar e sanar possíveis perdas nos processos e melhorar a eficiência da empresa como um todo.

Dicas práticas para a realização do Inventário Físico

1 – Quando fazer o seu inventário?

É bom evitar a realização de contagens em dias com grande fluxo de entrada e saída de mercadorias pois isso pode prejudicar o resultado. Recomenda-se fazer as contagens em dias em que o estoque estiver estagnado como em finais de semana e durante a madrugada.

2 – Organização dos depósitos

A organização do estoque em lotes ou setores é imprescindível para a realização de uma boa contagem. Organize os itens por tipo e categoria para facilitar a identificação e visualização dos produtos.

3 – Identifique os espaços

Ao realizar as contagens, defina o número de prateleiras, gavetas, armários e quaisquer mobiliário de armazenamento. Associe os itens a esses locais para facilitar a segmentação e assim a identificação de erros ou falhas.

4 – Faça uma segunda contagem

Ao terminar a primeira rodada de contagens, conte com um segundo par de olhos e mãos para conferir as quantidades novamente, especialmente quando se depender apenas de recursos humanos, sem ajuda dos eletrônicos.

5 – Faça a Divergência antes de finalizar o inventário

A Divergência nada mais é do que comparar o estoque contado com o que esta registrado no sistema, dessa forma você poderá identificar as maiores diferenças e verificar se essas contagens estão corretas ou não.

6 – A importância dos detalhes

Um dos principais benefícios de detalhar todos os registros do seu inventário é a rastreabilidade e a rápida identificação de falhas. Quanto mais detalhes você tiver do registro dos seus produtos melhor e mais rápida será a identificação de falhas

A Auticomp Automação trabalha com soluções de software, locação, manutenção e venda de coletores de dados para a realização de inventários de estoque. Entre em contato com a nossa equipe comercial, teremos prazer em atende-lo.

Este blog é uma iniciativa da Auticomp Automação.