As consequências da falta de padrão nas operações podem ser graves e, às vezes, irreversíveis. A falta de padrão pode causar atrasos nas entregas, aumentar os custos operacionais e até mesmo levar à perda de clientes. No entanto, é possível evitar essas consequências seguindo algumas dicas simples.

A gestão de uma franquia varejista envolve o desafio de múltiplas demandas para garantir condições de desenvolvimento do negócio e qualidade ao consumidor. Então, vamos falar sobre como superar esse obstáculo!

Encontrar meios de padronizar processos e atividades em redes de varejo é a solução para orientar diferentes lojas rumo ao mesmo objetivo. Afinal, todas precisam apresentar aos clientes:

• comunicação unificada;
• qualidade dos produtos;
• eficiência dos serviços.

Nos bastidores, também é preciso ter organização para viabilizar a gestão e o alcance de metas, administrando a marca com diferentes lojas. 

O que é padronização de redes de varejo

Padronizar significa estabelecer diretrizes para orientar ações, de modo que elas sigam um modelo ao serem desempenhadas. 

Aplicar esse método em uma rede varejista é a melhor alternativa para coordenar as atividades e ter visão real sobre a performance da marca em diversas frentes. Não se trata de engessar as rotinas, e sim de encontrar uma maneira de acompanhá-las com critérios pré-definidos.

Uma rede possui diferentes unidades, muitos profissionais envolvidos, uma grande quantidade de produtos, vários fornecedores e, na ponta, metas a serem alcançadas. Diante de tantas atribuições, a padronização é extremamente necessária. 

A importância da padronização de lojas

Detalhar padrões faz com que todas as unidades da sua rede saibam o que fazer e quando fazer. Só assim você conseguirá promover a integração do negócio, conduzindo todo o varejo pelo mesmo caminho. 

Além de estruturar com coerência a parte da gestão, como já comentamos brevemente, isso reflete na ponta das operações. Partindo de um exemplo prático, pense em uma franquia composta por três lojas situadas na mesma cidade, em diferentes bairros:

Agora, imagine que um cliente da Loja 1 ocasionalmente esteja mais próximo de uma das outras duas lojas, com a pretensão de levar frutas para o trabalho. 

Ele espera encontrar o mesmo padrão a que está acostumado, com um layout de hortifrúti e muitas opções de frutas frescas nas gondolas, e decide parar na Loja 2. Ao chegar no local, deparou-se com pouca variedade e com frutas deterioradas nas gôndolas. 

Depois de ficar decepcionado com o que viu, parou na Loja 3, já que estava no caminho. A situação era um pouco melhor, mas ainda bem distante da Loja 1. O cliente mudou os planos e desistiu das frutas.

Essa é uma situação simples, que pode se tornar mais complicada em redes maiores. Se as lojas seguissem uma padronização, estariam no mesmo nível de atendimento. 

Isto é, o cliente teria a mesma percepção em qualquer uma das filiais, um aspecto fundamental para a credibilidade da marca. 

A padronização de redes de varejo também é importante para: 

• fortalecer a identidade visual;
• otimizar o controle financeiro e reduzir custos;
• alinhar as diferentes unidades do negócio;
• melhorar a qualidade dos serviços;
• facilitar a gestão das lojas.

10 consequências da falta de padronização de redes de varejo

Depois de entendermos a relevância de manter práticas padronizadas em redes supermercadistas e atacadistas, podemos listar uma série de efeitos negativos caso a sua empresa ainda não siga um modelo. 

São sinais de atenção que podem ocasionar prejuízos e retrocessos ao negócio:

1. Processos ineficazes

Sem a devida visibilidade sobre as atividades, é praticamente impossível conseguir assumir o controle do que é feito, do que falta ser executado e do que pode ser aprimorado. É o cenário oposto ao de um varejo organizado e operacionalmente eficiente. 

Se a sua rede varejista não passou por um mapeamento de processos para seguir modelos de procedimentos, é questão de tempo para perder dinheiro e constatar queda nos seus resultados. 

 2. Adversidades com a equipe

Lojas sem um padrão de processos podem vir a ter alta rotatividade de profissionais ou baixa produtividade. Sem contar com outros pontos críticos e possíveis, como estresse e um clima desfavorável no ambiente de trabalho. 

A ausência de padronização nos processos atrapalha a compreensão sobre as funções individuais, gerando conflitos e falta de colaboração entre os times. 

3. Dificuldade em repasses e treinamentos dos profissionais

A indefinição de atividades invalida o planejamento de capacitações e evolução das pessoas colaboradoras. Isso interfere diretamente na instrução das rotinas e no desempenho de gestores e equipes e gera obstáculos aos treinamentos no seu varejo. 

4. Informações insuficientes

Não há como seguir parâmetros de análise na gestão de lojas conduzidas por processos diferentes. Você sempre vai se deparar com informações fragmentadas ou falhas para compreender a performance do negócio como um todo. 

Por exemplo: vamos voltar à rede de lojas que citamos no início do artigo e imaginar que a única a ter uma medição sobre o índice de perdas é a Loja 1. 

Se o diretor quiser conferir um histórico desse número em todas as lojas para entender o quanto a rede tem a ganhar com um programa de prevenção de perdas, ele não vai conseguir fazer essa análise.

Isto é: quando todas as lojas seguem um padrão para suas operações, as análises de negócio são mais precisas e eficientes. 

5. Perda de qualidade nas operações

Sem padrões, aumentam as chances de erros. Essa é uma consequência que resulta não só da insuficiência de processos (como já vimos anteriormente), mas também das mínimas chances de detectar a causa raiz de não conformidades nas operações e inspeções de qualidade. 

Você já pode prever o resultado disso: produtos danificados e perdas elevadas, o que não é nada bom para um varejo. 

6. Queda nas vendas

Se você não mapeia e não controla os processos, não tem como garantir que eles sejam cumpridos. Logo, perde-se muito em qualidade na ponta. Isso quer dizer que esse efeito é sentido pelo consumidor, que pode passar a olhar para a concorrência buscando um serviço melhor.

É um efeito dominó!

Falta de processos → Descontrole das atividades → Perda de qualidade → Prejuízo no faturamento

No fim, você vai vender menos. 

7. Gastos desnecessários

Você não será capaz de otimizar custos se não tiver indicadores precisos e evidências concretas sobre tudo o que é feito na sua operação de varejo. 

Pelo contrário: a probabilidade de que as filiais estejam gastando mais do que precisam é alta! Especialmente com o índice elevado de perdas de produtos sem um controle eficaz do recebimento, estocagem e exposição em loja. 

 8. Inconformidades com normas e legislações

Sem um padrão operacional, a falta de controle efetivo sobre as atividades pode trazer complicações legais. 

Não há como ter certeza sobre o que foi feito e como foi feito, e a exposição a falhas no cumprimento de normas e legislações é um sério risco para redes de supermercados e atacadistas que não padronizam suas atividades. 

E todos sabemos que as diretrizes de órgãos como a Agência de Vigilância Sanitária (Anvisa) e o Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor (Idec) são rigorosas. Caso algum imprevisto aconteça, a reputação da empresa pode passar por danos incalculáveis. 

9. Impossibilidade de implementar tecnologias 

Recursos tecnológicos são facilitadores muito procurados pelo mercado varejista. Para se ter uma ideia,  87% das empresas do setor estão investindo em digitalização em 2022. Porém, incorporar soluções em um negócio sem ter processos estabelecidos pode ser um trabalho em vão. 

Aliás, sem padronizar processos você está sujeito a tomar decisões equivocadas na busca pela melhor opção em tecnologia para o seu varejo. 

 10. Problemas para expandir

Para ser promissora, uma rede de lojas precisa de escalabilidade. A ampliação sem processos padronizados pode levar seu negócio a um cenário caótico, e será mais difícil alcançar resultados em uma rede desorganizada. 

Como padronizar lojas no varejo

Todas as implicações que descrevemos nos tópicos anteriores podem ser evitadas seguindo alguns passos para a padronização. 

Seja em uma loja ou em uma rede de varejo, quanto antes os processos padronizados forem instituídos, mais o negócio tende a ganhar. Crescer de forma ordenada pode acelerar o desenvolvimento da marca e dispensar esforços redobrados posteriormente.

Desse modo, você precisa seguir as seguintes etapas:

• Mapeie todos os processos: tome conhecimento de tudo o que é feito no cotidiano do seu varejo.
• Identifique oportunidades de melhoria: junto à equipe e às demais unidades da rede, aproveite o momento para ajustar o que for preciso a fim de aprimorar ao máximo as atividades. 
• Adquira tecnologias: digitalizar processos e automatizar tarefas recorrentes são iniciativas que podem agilizar e qualificar os trabalhos. Aposte nisso e invista em soluções especializadas, especialmente na automação dos processos de controle de qualidade!
• Documente e comunique os padrões: formalizar e compartilhar as definições entre os decisores é crucial para o alinhamento de todas as lojas. Lembre-se de manter os registros disponíveis em um lugar de fácil acesso, preferencialmente em formato digital. 
• Proponha treinamentos e engaje o time: todos os profissionais precisam estar envolvidos, ainda que façam parte de lojas diferentes. Junto aos demais gestores, coloque os funcionários de toda sua rede de varejo na mesma página!
• Monitore os resultados: certifique-se de que as operações possuem as ferramentas necessárias para medir indicadores. Dessa maneira, a gestão unificada facilitará a condução do negócio como um todo.
• Melhoria contínua: depois de toda essa organização, será mais fácil detectar possibilidades de inovação e melhorar as operações continuamente.  

Cumprindo cada uma dessas recomendações, você poderá comprovar na prática o impulso nos resultados. Sua loja estará melhor preparada para traçar planos de ação com exatidão e oferecer a máxima qualidade aos clientes!

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