As tecnologias empregadas na gestão de dispositivos móveis avançaram de modo significativo. O aumento da mobilidade é apenas um dentre muitos pontos que foram aprimorados, graças à transformação digital. Empresas do ramo de logística e varejo, por exemplo, são bastante impactadas pela modernização de tais dispositivos, de modo a tornar diversos processos mais eficientes, em especial a coleta de dados.
Se você procura um conteúdo completo sobre coletores de dados, este é o lugar certo. Ao longo do texto, vamos trazer detalhes sobre o gerenciamento de dispositivos móveis, de modo a enfatizar a sua importância. Vamos também apresentar as principais boas práticas que, se forem adotadas, farão as operações internas do seu negócio serem mais eficientes e produtivas. Boa leitura!
O que é a gestão de dispositivos móveis?
Você já ouviu falar em um termo chamado Mobile Device Management? Pois bem, ele equivale à gestão de dispositivos móveis, sendo, portanto, um software responsável por fazer um melhor controle dos dados internos em uma organização. Se esta definição ainda parece um pouco vaga, não se preocupe, pois vamos apresentar alguns cenários práticos, no intuito a facilitar o entendimento.
Imagine uma empresa do setor logístico. Para que as suas operações ocorram com eficiência, é preciso prezar por um bom fluxo de informações, concorda? Mais do que isso, é crucial também fazer procedimentos rotineiros, como a sincronização de arquivos e o monitoramento dos indicadores de performance da empresa. Dito isso, são vários os dispositivos resguardados pelo MDM, como notebooks, tablets e telefones celulares.
Uma vez conectados à Internet, eles devem contribuir para a fluidez no compartilhamento de informações, de modo a promover a máxima agilidade aos processos envolvidos. Outro ponto a ser destacado é que o MDM faz o acompanhamento do hardware desses dispositivos. A bateria, por exemplo, é um componente que precisa estar sempre funcionando, pois se apresentar falhas, pode trazer problemas consideráveis à operação da empresa.
Recursos presentes no software MDM
A gestão de dispositivos móveis pode ocorrer de ponta a ponta na empresa. Isso significa que os aspectos relacionados a aparelhos móveis e o seu uso na rede são de responsabilidade de uma equipe de TI. Dito isso, os principais recursos que um MDM deve ter são:
- gestão de segurança;
- suporte e gestão de aplicativos móveis;
- gestão de serviços de telecomunicações;
- gestão de políticas móveis;
- gestão de inventário.
Com base nos recursos citados, fica até fácil perceber o quão abrangente é um software MDM. Isso porque gerir a parte de serviços de telecomunicações, por exemplo, vai muito além das tarefas de controle, para evitar problemas na operação. Consiste também em analisar de forma criteriosa até mesmo os problemas que podem surgir pela frente, de modo a realizar ações que venham a reduzir ou mitigar riscos futuros.
Porque a gestão de dispositivos móveis é tão importante?
Dispositivos móveis conectados à rede permitiram às empresas de diferentes segmentos otimizar suas operações e expandir o alcance. Falando agora do setor de varejo, o que seria de e-commerces durante a crise sanitária sem tecnologias robustas para fazer um grande volume de transações online?
O impacto disso tudo é bastante significativo, principalmente por reduzir barreiras geográficas, inclusive trazendo muitos ganhos ao setor logístico. Afinal, como seria possível fazer entregas de longa distância sem uma operação bem estruturada envolvendo organização de estoques e transportadoras, não é mesmo?
Imagine agora um escritório onde os colaboradores usam planilhas no Excel e levam um tempo considerável para acessar dados. Com a transformação digital e o uso massivo dos dispositivos móveis, aliado à computação em nuvem, tarefas que antes demandavam horas ou dias, hoje são executadas em questão de segundos.
É em meio a esses cenários que foram citados que surge a necessidade de gerir todos os dados coletados. Para entender de maneira consistente porque o MDM é tão importante, acompanhe a seguir alguns aspectos que separamos para você.
Gestão de dispositivos móveis – Aumento da segurança dos dados
A transformação digital trouxe também consigo o aumento das ameaças virtuais. Existem inúmeras maneiras diferentes de indivíduos maliciosos invadirem dispositivos e sistemas para sequestrar dados. Antigamente, somente computadores eram alvos potenciais desses indivíduos, mas como o aumento no uso de smartphones e tablets, os cuidados devem ser redobrados.
Com o aumento do compartilhamento de arquivos na nuvem, os colaboradores devem estar bastante atentos em relação às suas senhas, por exemplo. Na prática, a finalidade do MDM é criar políticas para o compartilhamento seguro de dados, de modo a reduzir ao máximo o risco de invasões.
Controle de acessos
Compliance e governança corporativa são fundamentais na boa gestão dos dispositivos móveis. Uma das formas de promover isso é restringindo o acesso a alguns dados, principalmente aqueles que são considerados mais sensíveis e críticos ao negócio. Ainda que não seja intencional, pode acontecer de algum colaborador usar esses dados de forma inadvertida e prejudicar a empresa.
Gestão de dispositivos móveis – Gerenciamento remoto
Fazer a gestão de dispositivos móveis de forma remota tende a proporcionar melhores resultados à empresa. Imagine companhias que possuem filiais espalhadas por todo o Brasil: implementando uma gestão remota, ganha-se bastante em termos de tempo e produtividade, de modo a monitorar e atualizar os equipamentos constantemente.
Processos otimizados
É praticamente impossível falar em otimização de processos sem citar o conceito de BYOD, ou traga o seu próprio dispositivo. Significa que o colaborador pode trabalhar usando os seus próprios aparelhos, como computadores, celulares e tablets. O intuito é economizar com a manutenção dos equipamentos que compõem a infraestrutura de TI da empresa.
Alguns gestores podem apresentar, em um primeiro momento, uma certa resistência ao uso de smartphones pelos profissionais. No entanto, é preciso deixar claro que eles podem ser de grande importância no MDM, em virtude da mobilidade e praticidade no acesso e compartilhamento de dados na nuvem. Com isso, é possível agilizar e aprimorar os processos da empresa continuamente.
Quais as boas práticas de planejamento e operação de dispositivos móveis?
Uma boa gestão de dispositivos móveis envolve uma série de boas práticas, além do gerenciamento de diversos aspectos internos. Já de início, é fundamental os responsáveis fazerem a identificação de quais aparelhos pertencem à empresa e quais são dos colaboradores, mediante a política do BYOD.
Ps gestores de TI também devem estar atentos aos aspectos de telefonia. Afinal, é necessário estabelecer políticas específicas para o caso de perda ou roubo de algum dispositivo móvel em posse do colaborador. Todas as práticas que citaremos a seguir devem tomar por norte o planejamento estratégico do negócio, que tem por finalidade mapear todas as suas necessidades e pontos de ineficiência.
Limpeza remota
A limpeza, assim como a criptografia, tem por finalidade resguardar os dados críticos da empresa. Dito isso, caso a política do “traga o seu próprio dispositivo” não seja adotada no MDM, é preciso ter todo o cuidado para evitar que dados pessoais dos colaboradores fiquem armazenados nos dispositivos da companhia.
Níveis de bloqueio e acesso
Basicamente, os níveis de acesso e bloqueio têm por finalidade evitar que certos dados fiquem ao alcance de colaboradores não autorizados. Além disso, o MDM deve considerar os mais variados sistemas operacionais embutidos nos dispositivos móveis, além de ser integrável a outros sistemas. Em relação a este último ponto, a integração se torna mais fácil em virtude da computação em nuvem.
Sincronização de dados e segurança no acesso
No momento em que um dispositivo envia dados para outro, isso deve acontecer com a máxima segurança. A gestão de TI deve fazer isso por meio dos chamados certificados de segurança, sendo também importante fazer a limitação na sincronização entre os aparelhos móveis e os computadores. O intuito é evitar os backups externos dos dados da empresa.
Gestão de dispositivos móveis – Gestão dos níveis de serviços
A gestão dos níveis de serviço tem por objetivo verificar o cumprimento do contrato firmado entre a empresa e a fornecedora do software de MDM. Tal processo, assim como a gestão de contratos em geral, precisa ser automatizado, de modo a identificar e corrigir quaisquer falhas relacionadas aos acordos de nível de serviço, ou SLAs.
Conectar setores estratégicos
Embora isso possa apresentar variações de empresa para empresa, alguns setores considerados estratégicos são vendas, estoque e financeiro. Quando eles atuam de forma integrada, o fluxo de informações tende a ser mais ágil, de modo a reduzir ruídos de comunicação e burocracias nos processos.
Além disso, a integração desses setores facilita a tomada de decisão por parte dos gestores. Em uma única tela, eles podem acessar em tempo real uma infinidade de dados, de modo a observar correlações que ajudem na melhoria contínua dos processos do negócio.
Políticas de segurança
Uma das mais elementares políticas de segurança a ser adotada no MDM é a configuração de senhas. Estas devem ter um certo grau de complexidade e validade, pois isso diminui o risco de algum dispositivo móvel ser invadido por criminosos virtuais ou colaboradores inadvertidos.
Imagine um dispositivo que apresenta problemas. Quando isso ocorre, é preciso travá-lo de forma automática, além de ser preciso também limpar os seus dados. Este procedimento é necessário em caso de o colaborador ter tentado desbloqueá-lo várias vezes.
A criptografia dos dados também é um ponto que merece atenção. No entanto, se for inviável assegurar a proteção de ponta a ponta, deve-se ficar somente naqueles dados mais críticos do negócio.
Definições pré-configuradas
A autenticação de cada colaborador deve acontecer de forma rápida, concorda? Isso é importante principalmente quando a empresa adota a política do “traga o seu próprio dispositivo”. Em outras palavras, é preciso alternar no dispositivo o acesso às informações pessoais do profissional e as do negócio.
Outras duas configurações importantes no MDM são a restrição de chamadas e mensagens. Vale salientar que isso é mais aplicável quando a empresa não adota o BYOD, ou seja, todos os dispositivos móveis pertencem à companhia.
Restrições de conteúdo
Quando o colaborador usa os dispositivos da empresa, você há de concordar que não é nada profissional ele usar para acessar sites e ver vídeos no Youtube, não é mesmo? A gestão de TI, portanto, deve estar atenta a isso e configurar os aparelhos para a restrição desse tipo de conteúdo.
Como se sabe, a Internet está cheia de distrações, de modo que o colaborador pode perder o foco do seu trabalho rapidamente, principalmente se estiver atuando externamente. Tudo relacionado aos dados que transitam em tais dispositivos devem passar pela avaliação da equipe de TI, pois esta tem a competência necessária para permitir ou restringi-los.
Gestão de dispositivos móveis – Gestão de contratos
Talvez você considere a gestão de contratos um aspecto burocrático demais para a MDM. Acontece que até mesmo essa parte requer automação no gerenciamento, de modo a fazer procedimentos como a ordenação e organização de todos os contratos e o anexo de arquivos importantes.
Convém destacar que os contratos não são somente aqueles firmados entre empresa e colaborador. Caso a companhia seja uma prestadora de serviços, por exemplo, ela precisa desse dispositivo jurídico para lidar com os seus clientes, bem como os seus fornecedores e demais parceiros de negócios. Órgãos da administração pública também podem se inserir na realização de contratos, firmando até mesmo parcerias duradouras junto ao setor privado.
Aqui também se aplica a prática de assinar documentos digitalmente, evitando impressão de papel e deslocamento de colaboradores. Dessa forma, reduz-se vários custos e
elimina-se burocracias, principalmente em relação aos cartórios. Portanto, toda a tecnologia empregada no MDM ajuda até mesmo a organizar e gerir os contratos da empresa com bastante eficiência, economia e automação.
Considerar soluções na nuvem para gestão de dispositivos móveis
Já falamos aqui algumas vezes sobre a importância da nuvem na gestão dos coletores de dados. No entanto, caso você ainda não esteja convencido sobre o enorme potencial da cloud computing, vamos convencê-lo neste subtópico. Antes do seu uso se tornar massivo, usava-se a chamada abordagem On Premise, que basicamente armazenava dados, arquivos e documentos nos servidores internos da companhia.
Além do desafio de ter que lidar com uma infraestrutura de TI cara, as empresas enfrentavam o problema da integração entre sistemas. O setor de vendas não
“conversava” de forma fluida com outros departamentos estratégicos do negócio, de modo que os seus dados praticamente ficavam inacessíveis aos demais setores. A nive, portanto, veio para promover integração e centralização de dados, bem como a redução sensível dos custos de manter a infraestrutura de TI.
Feito este breve resumo sobre os impactos da nuvem, agora ficou mais fácil entender como isso beneficia a MDM, não é mesmo? Procedimentos como manutenções e atualizações podem ser feitas agora sem interromper as atividades da empresa. Isso se dá em virtude da automatização de tais processos, que podem ocorrer inclusive durante a madrugada, quando os colaboradores não estão trabalhando.
Gestão de dispositivos móveis – Gestão de impressão
Existem dispositivos móveis que precisam fazer a impressão de certas informações. Outra possibilidade é fazer isso pelo próprio smartphone, bastando que ele esteja sincronizado com o computador do escritório. Existe também a impressão direta da nuvem, permitindo que qualquer impressora possa realizar o procedimento.
Dito isso, o intuito de gerenciar impressões é promover a redução de custos em relação ao uso de papel. Também é possível ganhar alguns pontos junto à sociedade por conta da sustentabilidade, visto que muitas empresas estão aderindo ao movimento do paperless, ou sem papel.
Também é responsabilidade da gestão de impressão verificar a necessidade ou não de transformar documentos digitais em papel. Se você está agora pensando nos certificados e assinaturas digitais, eles podem ser considerados um dos principais expoentes da cultura paperless.
Hoje em dia está ficando cada vez mais obsoleto um colaborador ter de se deslocar para conseguir a assinatura física de um parceiro de negócio, por exemplo. Por meio do chamado Tokelau, pessoas e empresas evitam deslocamentos dispendiosos e assinam digitalmente, sendo um procedimento extremamente seguro, inclusive com respaldo jurídico.
Por outro lado, pode acontecer de a empresa ter de proceder com a impressão tradicional. Nesse caso, a gestão atua na escolha e controle dos equipamentos mais adequados para tal finalidade, em termos de tinta e papel, sempre considerando a economia de recursos e a qualidade da impressão. Em resumo, a gestão das impressoras traz economia, cuida melhor do meio ambiente e ainda torna os processos internos mais ágeis e eficientes.
Ter baterias sobressalentes nos dispositivos
Em alguns cenários, os coletores de dados terão de atuar de forma ininterrupta na empresa. Logo, as baterias devem ser sobressalentes, de modo que, na troca de colaborador, por exemplo, não ocorra a descarga do aparelho. Usar baterias estendidas também pode ajudar bastante nesse sentido, mesmo se o custo for superior aos modelos comuns. Sempre é valido lembrar que, dependendo da situação, o barato pode sair caro.
Ter um cronograma de manutenções preventivas e evitar fazê-las avulsamente
Todo equipamento tem um hardware suscetível a passar por desgastes ao longo do tempo. No entanto, isso não significa que a TI deve fazer a manutenção ou troca somente quando eles apresentarem problema.
É preciso fazer os procedimentos de caráter preventivo, visando justamente estender a vida útil desses coletores de dados. Alguns dos principais fatores que levam os aparelhos a precisar de manutenção preventiva são a falta de calibragem e a acumulação de sujeira.
A gestão de TI deve também fazer essa manutenção mediante contrato. Imagine que os coletores estão trabalhando em um momento de alta demanda e, por algum motivo, acabam parando de funcionar.
Caso a companhia tenha optado pela manutenção avulsa, em média os dispositivos móveis levarão no mínimo duas semanas para ocorrer a expedição da Ordem de Serviço. Por outro lado, quando é feito o contrato, o reparo é feito de forma prioritária, de modo que o coletor de dados volta a operar em bem menos tempo.
Manter os usuários treinados
A última boa prática que vamos citar neste texto talvez seja uma das mais importantes. Afinal, não adianta, por exemplo, ter uma boa gestão de contratos, serviços e impressão se os operadores dos dispositivos forem inaptos, concorda?
É importante que os gestores de TI não só instruam os colaboradores a operar os coletores de dados. Deve-se evitar também que eles entrem em contato com água ou outras substâncias que venham a prejudicar o seu funcionamento.
Treinar os profissionais ajuda inclusive a reduzir a rotatividade na companhia. Portanto, o setor financeiro e outras pessoas da gerência não podem encarar isso como uma perda de tempo ou custo adicional. Trata-se de um investimento que trará retorno de médio e longo prazo à companhia.
Quais os riscos de não gerenciar os dispositivos móveis?
A segurança da informação fica bastante comprometida quando a empresa não adota o MDM. Além disso, a falta de uma política robusta de BYOD, por exemplo, torna os dispositivos dos colaboradores um alvo fácil a indivíduos e ataques maliciosos, como vírus e malwares.
Não somente os dados pessoais dos profissionais ficam expostos, mas também os do negócio, principalmente os sensíveis e críticos. Dito isso, um problema que pode acontecer é o vazamento de algum segredo comercial da empresa, que antes fora resguardado por força de lei. Essa vulnerabilidade, portanto, pode prejudicar a empresa em relação à sua competitividade no mercado.
Como as soluções da Auticomp podem ajudar?
Uma boa gestão de MDM é de extrema importância para empresas que usam coletores de dados. Nesse sentido, gostaríamos de apresentar a Auticomp, que disponibiliza vários dispositivos móveis para setores como indústria e logística. Nosso foco está na automação de serviços e coleta de dados, de modo a proporcionar agilidade, eficiência e redução de custos para as empresas. Dentre os principais serviços e soluções da Auticomp podemos citar:
- assistência técnica;
- locação de equipamentos;
- outsourcing, ou terceirização de equipamentos;
- software para inventário.
Em relação a este último, é possível instalar o nosso programa de inventário nos dispositivos móveis da empresa com Windows 10 ou Android. Por meio dele, também é possível fazer auditoria de presença e de preços, além de relatórios de divergência e ruptura de estoque. É fácil de usar e de integrar, funcionando de forma online e offline.
A gestão de dispositivos móveis, como vimos ao longo do texto, é crucial, principalmente em relação à segurança de dados. A mobilidade proporcionada pela computação em nuvem também gera impactos ao negócio, tornando os processos mais ágeis e eficientes.
Se você ficou interessado pelos serviços e soluções ofertados pela Auticomp, não perca tempo e ENTRE EM CONTATO CONOSCO AGORA MESMO!
Veja também outros artigos em nosso Blog:
https://www.auticomp.com.br/blog/automacao
https://www.auticomp.com.br/blog/coleta-de-dados
https://www.auticomp.com.br/blog/comunicacao
https://www.auticomp.com.br/blog/inovacao
https://www.auticomp.com.br/blog/legislacao-fiscal
Conheça nosso Software de inventário: https://www.validcode.com.br/
A Auticomp Automação trabalha com foco em soluções de produtividade com o uso de tecnologias inovadoras para ajudar a sua empresa a chegar no próximo nível.