Fala, pessoal! Nilton aqui! Início do ano é o momento em que a maioria das empresas aproveitarem o recesso, e nesse retorno fazer um inventário em suas empresas, seja por obrigação fiscal, ou seja para poder manter seu estoque atualizado e validar os seus processos.
Bom, aproveitando essa ocasião a gente vai dar uma repassada em alguns itens aqui, que nós até já conversamos em outros momentos, mas agora iremos conversar de forma mais profunda sobre alguns índices que são bem importantes e que você precisa ficar atento na hora de fazer o seu inventário, principalmente em lojas de varejo e supermercado.
Boa leitura!
Sabe o que é necessário para começar o seu Inventário?
A gente considera que, antes de você efetivamente executar o seu inventário, você precisa fazer um calendário e informar todas as pessoas envolvidas nesse processo para que todos estejam preparados e não haja nenhum tipo de pendência relacionada à sua empresa no momento do inventário.
Então a primeira coisa que deve ser feita é informar todos os envolvidos, inclusive o pessoal do sistema, se você for trabalha com algum. Informe o pessoal também, Porque se eles resolverem fazer algum tipo de manutenção no dia do inventário, isso pode prejudicar o seu trabalho.
Outra coisa que a gente também indica é que você faça um checklist. Verifique se o seu estoque está adequado para ser contado, se os operadores conseguem se locomover dentro do depósito, porque existem ocasiões em que tanto as câmaras frias quanto os depósitos estão tão cheios que, além de comprometer a contagem, vai tornar esse processo muito mais demorado e, em alguns casos, vale mais a pena você adiar o inventário do que executar ele dessa forma, Porque isso pode comprometer bastante o seu trabalho.
O ideal é que o inventário seja feito de modo programado, avisando os compradores para evitar que seja recebida mercadoria na data ou um dia antes do inventário. E é importante que o estoque esteja o mais baixo possível para poder facilitar a contagem.
As vantagens de um Coletor de Dados em um Inventário
Como já falamos em posts anteriores, o sucesso no inventário depende de 3 fatores bem importantes que são: pessoas bem treinadas, processos muito bem definidos e tecnologia.
Quando se fala em tecnologia, estamos falando principalmente dos Coletores de Dados. Hoje é largamente usado o coletor de dados para poder facilitar esse trabalho. E, se você não tem coletor de dados na sua empresa, você não precisa se descapitalizar para fazer o seu inventário, você pode aluga-lo para executar esse tipo de tarefa. Você leva para a sua empresa, executa seu inventário e devolve os coletores após esse trabalho, isso vai reduzir seus custos e vai melhorar seu nível de serviço.
E quais são as vantagens de se ter um coletor de dados na sua empresa? Primeiro, você aumenta a velocidade de execução do seu inventário, porque aquilo que você fazia com papel, anotando os códigos, de maneira manual, o Coletor de Dados vai fazer muito mais rápido porque consegue fazer a leitura dos códigos com apenas um clique.
Os erros também serão reduzidos, porque, além de toda a tecnologia de leitura do Coletor de Dados, seu operador ainda pode contar com um Software para Inventários, que organiza os dados de uma forma que trás mais segurança e confiabilidade para a operação.
Otimizando a sua operação!
Principalmente pro pessoal do varejo, é sempre recomendado que vocês façam inventários rotativos. Sabemos que, em algumas indústrias/empresas, você é obrigado a fechar e parar a empresa inteira, executa o inventário e só reabre após finalizar.
A gente sabe que no varejo isso é algo muito difícil de ser feito, e aí você também não pode esperar o ano inteiro para fazer um inventário, porque você vai ter seus dados em um dia e depois não terá como tratar essas informações.
Então, pro varejo em especial, nós recomendamos bastante o uso de inventários rotativos, onde você faz uma programação, cria um calendário e ao longo de dois ou três meses você consegue contar todos os setores da sua loja.
Também é importante priorizar os produtos de alto risco. Sempre que tiver produtos de alto risco, você precisa contar com uma frequência maior, o seu calendário precisa ter um intervalo de tempo menor para que você fique mais atento à esses produtos que são mais visados, como azeite, energético, preservativos e etc. Então fique atento e conte com mais frequência esses produtos.
Uma observação importante, é que mais de 60% das quebras de um supermercado e, em alguns casos, até 80%, vem do setor de perecíveis. Então esse setor em especial precisa ser contado mensalmente ou, em alguns casos ,até semanalmente. Então é importante fazer uma programação e executar essas contagens em um intervalo de tempo mais curto, para poder evitar maiores problemas!
Inventário com a loja aberta?
Algumas empresas hoje em dia ainda fazem inventários com a loja aberta, isso pode funcionar para alguns produtos? Até pode, mas o resultado de um inventário sendo executado com a loja aberta não é 100% preciso. Por que?
Imagine que você vai contar um determinado produto: Você conta o produto no depósito, conta ele na loja, mas quando você vai ver a diferença entre essa contagem e a que está no sistema, você vai ver que existem vinte unidades faltando, e essas vinte unidades não passaram no PDV ainda. E então você sai procurando pela loja e percebe que essas 20 unidades estão dentro de um carrinho de um cliente, ou seja, ele não passou pelo PDV, e nem está na gôndola para você contar.
Analisando essa situação você já percebe que não é uma contagem muito precisa, então sempre recomendamos que você faça as contagens em seu inventário com a loja fechada!
Inventário de duas contagens? Vale a pena?
O processo de inventário com duas contagens é bastante caro. Algumas empresas fazem uma contagem, depois a outra e isso acaba causando uma demora nesse processo, o que acaba exigindo mais operadores e mais tempo deles.
Para o varejo, onde há um mix muito grande de produtos, lojas de dez mil até quarenta mil itens, esse tipo de contagem se torna inviável. Então, para aquelas empresas que são mais precavidas e querem realmente fazer duas contagens, é possível usar a seguinte estratégia: Realiza duas contagens no depósito e apenas uma contagem na área de venda depois parte pra divergência.
Os inventários que nós executamos são feitos da seguinte maneira: Fazemos uma contagem, sendo algumas áreas auditadas, e já partimos para a divergência assim que o setor é finalizado. Uma vantagem legal é que não precisamos esperar todos os setores serem finalizados para tirar um relatório de divergência.
A medida que o setor de FLV, ou de açougue, ou de frios vai acabando, já é possível ir tirando o relatório de divergência apenas desse setor, e já consegue ir tratando essas divergências, verificando esses produtos enquanto os outros setores estão sendo contados, de modo que, quando finalizar o último setor, só é necessário tratar ele pra poder partir pra próxima etapa.
Isso acaba fazendo com que você ganhe bastante tempo! Você não precisa ficar esperando todos os setores acabarem pra ir tratar as divergências.
Imagina o seguinte: Você tem a sua equipe de frios, a sua equipe de açougue e a sua equipe de FLV. O açougue termina primeiro e ele tem que esperar o de frios e o de FLV terminar para poder gerar divergência. Ou seja, esse pessoal fica parado, esperando a outra equipe finalizar o seu setor, e isso acaba fazendo com que a empresa como um todo perca mais tempo.
Portanto, o tratamento de divergência por setor é uma vantagem que temos aqui na Auticomp e recomendamos bastante que você faça.
Os pontos mais importantes de um inventário
São considerados muito importantes os seguintes percentuais:
- 20% – PREPARAÇÃO: É muito importante se preparar bem para um inventário! É necessário organizar a sua loja, treinar seus operadores, escolher com cuidado o melhor dia e horário e deixar a área de vende e o depósitos muito bem organizados antes de começar a operação;
- 60% – EXECUÇÃO: Aqui é onde o inventário realmente acontece. A execução é o ponto mais importante e, por motivos óbvios, o mais demorado da operação. É o ponto que mais necessita de atenção, pois um inventário executado de maneira errada, pode prejudicar de diversas maneira o seu negócio;
- 20% – ANALÍSE: Não adianta você apenas realizar um inventário para corrigir o seu estoque e não alisar as informações coletadas para identificar as causas de seus problemas. Analisar corretamente os dados coletados no seu inventário é a melhor maneira de lidar com os problemas de estoque na sua loja!
Analisando os dados coletados
Vamos falar agora sobre alguns índices que são interessantes para você considerar na hora de analisar os dados do seu inventário: As acurácias quantitativa e qualitativa! O que são, como analisar e calcular esses índices? Veja:
- Acurácia quantitativa: Vamos imaginar que o seu sistema tem cem unidades de um determinado produto e você conta oitenta unidades desse mesmo produto. Nesse caso você vai ter uma acurácia de 80%! Ou seja: Você esperava encontrar cem unidades de um determinado produto, mas encontrou apenas oitenta, então você está 80% próximo do ideal. Essa é a acurácia quantitativa. Para conseguir o valor da acurácia quantitativa de um inventário, só é preciso dividir a quantidade de itens (Estoque) coletados, pela quantidade de estoque que está no seu sistema!
- Acurácia qualitativa: A qualitativa é sobre os itens (SKU) contados. Vamos imaginar que você tem dez SKUS para fazer a leitura, depois que faz a leitura e pega o estoque encontrado, você percebe que o estoque de sete desses itens divergem do estoque apresentado no sistema, e apenas os três outros itens possuem o estoque exatamente igual, e são esses três itens que nos dão o valor da qualitativa, que, nesse caso, é de 30%.
Esses são indicadores que você pode ter no seu Dashboard, no seu painel, na hora de analisar os dados que foram obtidos através das coletas.
A importância do mapeamento da sua loja
Outra ponto muito importante, que muitas empresas não fazem, é o mapeamento da sua loja antes de executar o inventário. O mapeamento da loja pode fazer toda a diferença na sua operação, é algo que permite a localização de determinados produtos com mais facilidade e rapidez e ter uma visão melhor dos elementos da contagem.
Quando você separa o que é depósito e o que é loja, permite que ,ao final do inventário, seja possível tirar um relatório de ruptura. Esse relatório apresenta os itens que estavam no depósito e não estavam na área de venda, daí você consegue pedir para a equipe responsável pelo depósito encaminhar esses produtos para a área de venda, e isso vai aumentar o seu nível de serviço e as suas vendas, além de reduzir o que é conhecido como ruptura de gôndola.
E como fazer o mapeamento para ter o melhor aproveitamento do seu inventário?
Primeiro é necessário setorizar. Então você precisa determinar quais são e quantas são as áreas que terá no depósito e para o setor de venta (loja).
E o que é uma área? Vamos imaginar que você tem dez corredores, cada um desses corredores podem ser uma área. Então o primeiro corredor você identifica como área um, o segundo como área dois e assim em diante. Dentro da área um você saberá quais são todos os produtos que estão naquela localidade física, isso ajuda para que, quando o operador falar que determinado produto foi contado na área 1, você sabe exatamente a localização da área um, assim facilita a comunicação de todos os participantes do inventário.
Os índices de um inventário
Outro índice que podem te ajudar ao longo do inventário, para saber se ele está no caminho certo, é verificar o total de itens que estão com o estoque acima de zero.
Se em uma loja são feitos inventários com regularidade e o seu estoque está bem atualizado, é possível usar esses dados para conseguir relatórios importantes. Vamos supor que você tem mil itens com estoque acima de zero, então você espera encontrar na sua loja esses mesmos mil itens.
Agora vamos imaginar que você encontrou apenas novecentos do total de mil itens, nesse caso o seu sistema precisa emitir um relatório de “itens não contados” ao final do inventário, para que você possa verificar se os itens estão presente e, por falha no processo do inventário, não foram contados, ou se esses itens realmente estão em falta na sua loja.
Outro índice importante é o estoque esperado. Vamos imaginar que esses mil itens do exemplo anterior possuem dez unidades de estoque cada. Nós multiplicamos a quantidade de unidades pela quantidade de itens e descobrimos a quantidade de dez mil unidades em seu estoque. Porém, ao terminar as coletas desses itens, seus dados só mostram que só existem oito mil unidades em seu estoque, daí você já percebe que há algo de errado em seus processos.
Ao finalizar o inventário, é importante você priorizar a análise desses dados, isso vai fazer com que você consiga atuar na causa dos problemas e assim resolvê-los com mais facilidade. O inventário por si só não reduz perdas ou aumenta suas vendas, mas o inventário é muito útil para validar seus processos e dar uma visão de como está caminhando suas operações, mas se você não fazer os inventários em uma frequência adequada e de modo correto, você pode ter uma surpresas inesperadas, que podem ser bastante desagradáveis para a sua empresa.
E então, já está pronto para realizar o seu Inventário de Estoque? Não perca mais tempo e acabe com os problemas de ruptura na sua empresa!
Ainda possui dúvidas de como realizar um inventário na sua empresa? Entre em contato conosco!
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